Chargé des Affaires Réservées et du Secrétariat Particulier H/F - Prefecture de Departement Ain

Intitulé de l'emploi :
Chargé(e) des affaires réservées et du secrétariat particulier de la sous-préfète de Nantua

1)Vos activités principales :
Gestion de l'agenda, préparation et suivi des réunions de la sous-préfète :
- organisation des rendez-vous, réunions, cérémonies et déplacements ;
- prise de contacts ;
- rédaction des invitations, déroulés, ordres du jour et compte rendus ;
- gestion des événements (accueil, logistique, organisation, protocole .) ;
- préparation des dossiers de la journée et des éléments de langage (saisine des services déconcentrés de l'État et des partenaires institutionnels, rassembler les points clés et proposer une note au corps préfectoral) ;

Gestion du secrétariat particulier et des affaires réservées de la sous préfète :
- assurer la gestion et un suivi rigoureux de la boite fonctionnelle ;
- assurer la gestion des affaires réservées (tenue et suivi du chrono, accusés de réception, réponses aux correspondances de particuliers et d'élus, mise à jour des fiches communales, des fiches biographiques et du dossier territorial de l'arrondissement, gestion de la représentation, préparation des éléments de communication .) ;
- assurer la préparation des salles de réunion (disposition, chevalets, organisation de la visio le cas échéant, support de présentation, logistique en lien avec le chauffeur .) ;
- tenir une permanence hebdomadaire (secrétariat : accueil du public, gestion des rendez-vous et apporter les premières informations aux usagers ;

Suivi et pré-traitement des saisines et dossiers portant sur l'étendue de l'actualité administrative et politique de l'État :
- sur les saisines des élus : tenir un tableau de suivi et de pilotage, procéder aux premières recherches et analyses juridico-administratives en lien avec les services de la préfecture et des collectivités ;
- sur les projets et dossiers : tenir un tableau de suivi et d'état d'avancement des différents projets de l'arrondissement, rédiger des notes et point de situation en lien avec les services de la préfecture et des collectivités ;

2)Vos activités secondaires
Autant que de besoin, assurer la polyvalence de certaines missions ponctuelles
- enregistrement pré-contrôle de légalité (en l'absence de la SGA)

Experience: Débutant accepté

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.